الموازنات التقديرية

قسم الحسابات والمراجعة القانونية

يقدم :-

        هل يوجد اهمية للموازنات في الشركات ؟

        تتطلب ادارة الشركات الكبيرة والصغيرة وحتى المتوسطة القيام ، بشكل دائم ومستمر ، بأربع وظائف متصلة ومتتالية هي: التخطيط ، متابعة التنفيذ والرقابة. ولا تختلف ، في هذا الاطار ، الشركات الكبيرة والصغيرة وحتى المتوسطة التي تهدف إلي الربح عن الشركات الكبيرة والصغيرة وحتى المتوسطة التي تهدف الي تقديم خدمة عامة. فجميع هذه الشركات الكبيرة والصغيرة وحتى المتوسطة له أهداف يسعى لتحقيقها ، ويحتاج لذلك الي وضع الاستراتيجيات والخطط ، وتنسيق وتنظيم الجهود والموارد ، والرقابة على استخدامها.

        يبين الشكل التالي  مكونات وظائف الادارة الأربع والعلاقة القائمة فيما بينها ، علماً بأن الأسهم التي تربط فيما بين هذه الوظائف قد تكررت بهدف التأكيد على أهمية الاستمرار في دورة الادارة  التي تبدأ بالتخطيط ، وتمر بالتنظيم ومتابعة التنفيذ ، وتنتهي بالرقابة ، ومن ثم تعود مرة ثانية إلي التخطيط ... وهكذا دواليك.

         يحتاج المسؤولون في المؤسسة ، للاضطلاع بمسؤوليات الادارة واتخاذ القرارات السليمة في الوقت المناسب ، إلي استخدام أدوات وأساليب واجراءات معينة تساعدهم على أداء مهامهم. وهنا تأتي الموازنات كأداة شاملة تساعد المسؤولين على التخطيط المالي للنشاطات في مختلف عمليات المؤسسة ، وعلى التنسيق فيما بينها والرقابة على الأداء فيها.

        من هنا ، تعتبر الموازنات أسلوباً عملياً من أساليب الادارة. أنها نظام متكامل لتنسيق كافة المجالات التي تتناولها الإدارة ، وهي أداة لربط كافة العمليات والنشاطات بعضها بعض ، وصولاً إلي التأكد من الأداء السليم للمؤسسة. وذلك تحقيقاً لأهدافها الطويلة والقصيرة الأجل. ويتم كل ذلك من خلال.

1.                  إبراز الفرص المتاحة لخفض التكاليف نتيجة ما تتطلبه الموازنات من تحليل لعناصر ومسببات الإنفاق ، ونتيجة تفعيل الرقابة وتوسيع نطاقها.  

2.                  اتاحة الفرصة لكل مسؤول لتحديد ، على أساس علمي دقيق ، الموارد اللازمة لتحقيق الأهداف الخاصة به ، والتي تشمل الموارد البشرية والمادية والمالية ، والتنسيق فيما بينها.

3.                  ايجاد القاعدة المرنة لمتابعة التنفيذ واتخاذ القرارات التكتيكية اليومية ، من خلال توفير اطار عام يتم الرجوع اليه لحصر تأثير أي قرار في وضع المؤسسة.

4.                  تأمين اشتراك جميع المسؤولين في وضع الأسس والقواعد اللازمة لتحويل الموارد المتاحة الي الانتاج المحدد ، وتحقيق النتائج المتوقعة ، والاستخدام الامثل للموارد المتاحة ، بما في ذلك اليد العاملة والمواد والتسهيلات ورأس المال.

5.                  تأمين قيام كل مسؤول في الشركة ، انطلاقاً من الخطة الاستراتيجية الطويلة الأجل ، بتحديد الأهداف التفصيلية للنشاط الذي هو مسؤول عنه ، ووضع خطط العمل والبرامج التفصيلية الخاصة بوحدته الادارية.

6.                  تحديد احتياجات كل مسؤول من المعلومات التي تساعده على إحكام الرقابة على العلميات التي يتولى الإشراف عليها.

7.                  تحرير المسؤولين التنفيذيين في الشركة من العديد من الأعمال اليومية ، من خلال التحديد الواضح والدقيق لمسؤوليات الجميع ، الامر الذي يعطيهم وقتاً أطول للتفكير والتحليل واتخاذ القرارات ضمن نطاق وحدتهم الادارية.

8.                  ترجمة الأهداف العامة للشركة الي أهداف محددة وواضحة وقابلة للقياس.

9.                  تفويض مسؤوليات الرقابة على كل عنصر من عناصر المصاريف والايرادات الي المسؤولين الأساسيين في المؤسسة.

10.            توفير الأداة العملية لوضع الخطط والبرامج التفصيلية لتحقيق الأهداف العامة للمؤسسة.

11.            توفير الأساس للرقابة على الأداء وعلى مدى تحقيق الأهداف ، وذلك بشكل دوري ، وتحديد الانحرافات عن الخطط الموضوعة وتحليل أسبابها ، واتخاذ الخطوات التصحيحية اللازمة ، ومتابعة تنفيذها.

12.            توفير نموذج رياضي لإيجاد التوازن بين الأهداف والموارد والنتائج ، واتخاذ القرارات بشأن تحديد الاسلوب الأمثل لتحويل الموارد الي النتائج المتوقعة ، مع أخذ في الاعتبار العوامل الخارجية المؤثرة في ذلك.

13.            دفع كل مسؤول في الشركة إلي التنسيق مع المسؤول الآخرين ، وذلك لوضع خطط وبرامج نشاطه بالتناغم مع خطط وبرامج النشاطات الأخرى ، وانطلاقاً من الخطة الاستراتيجية الطويلة الأجل.

14.            وضع معايير أداء واضحة ومحددة ، وبالأرقام ، لاستخدامها في عملية تقييم الأداء الفعلي لكل نشاط ولكل مسؤول.

ان إحدى أبرز النتائج الايجابية للدور التخطيطي والرقابي الذي تقوم به الموازنات ، هي في جعل جميع السؤولين في المؤسسة يشاركون في التخطيط وفي تحمل مسؤولية النتائج. وهذا ما يحقق فوائد كبيرة أهمها:

-       جعل المسؤولين يدركون تداخل مسؤولياتهم الخاصة بمسؤوليات الآخرين في المؤسسة. وما يتطلبه ذلك من مستوى تنسيق فيما بين مختلف الوحدات الادارية في المؤسسة.

-       جعل المسؤولين في المؤسسة يدركون ان لهم مصلحة حقيقية في تنفيذ الخطط والبرامج التي شاركوا في وضعها ، الأمر الذي يشجعهم ويرفع معنوياتهم.

-       وضع المسؤولين في المستويات الأدنى في أجواء الاهداف والخطط المستقبلية للمؤسسة ، الأمر الذي يعزز التزامهم بها وإخلاصهم لها.

وتجدر الاشارة إلي ان الحاجة إلي الموازنات لا تقتصر فقط على الشركات الكبيرة والصغيرة وحتى المتوسطة الكبيرة الحجم ، بل تشمل أيضاً الشركات الكبيرة والصغيرة وحتى المتوسطة الصغيرة الحجم. لكن ، ما يختلف فقط هو الإجراءات المتبعة لإعداد هذه الموازنات ، بحيث انها في الشركات الصغيرة الحجم تكون أقل تعقيداً.

تم اعداد هذا المقال من قبل

 

المستشار /د. علي الشعبي             الخبير الاداري /فيصل عبد الرحمن سعيد
الاردن -السقيفة للدراسات والاستشارات
بموجب سجل تجاري رقم 152486 في 13/اب/2009م 

 

بخصوص أي استفسار او استشارة مالية او مراجعة حسابات او اصدار قوائم مالية نرحب بكم على الايميل الخاص بنا